AI Tools如何将一个代理商的报告时间缩短97%

作为2020年的营销商,我们有一个共同点:我们受数据驱动。

无论我们是撰稿人,社交媒体经理,摄像师还是网页设计师,数据都是帮助我们确定哪些项目成功,哪些策略可能需要更多预算以及哪些策略需要我们舍弃的关键。

但是,那些依靠数据而兴旺发展的人也知道它的一个重大缺陷:收集和组织数据可能要花费数小时。

即使您有一个分析软件可以跟踪广告系列的流量,参与度,投资回报率和其他KPI,您仍然可能需要花一些时间来组织这些数字,对其进行分析,并提出一种易于理解的方式来报告您的项目给您的团队或客户。

过去,营销公司和代理机构要求专职人员履行与报告相关的职责。 而且,尽管许多数据收集过程已通过各种分析软件实现了自动化,但营销团队和公司仍然在手动数据报告方面浪费了无数的时间。

我的克利夫兰营销公司PR 20/20几年前就遇到了这个问题。

作为我们流程的一部分,我们为每个客户创建每月的绩效报告。 创建它们时,我们从HubSpot和Google Analytics(分析)中提取数据。 然后,我们编写报告以向我们的同事,客户和项目涉众解释数据。

这些报告使我们的客户能够更好地了解他们所看到的数字,并围绕表现良好或需要改进的地方制定策略。 但是,尽管他们在帮助我们的客户,但创建他们却阻碍了我们的团队。

尽管我们的客户发现报告很有价值,但是每个客户每月花费五个小时轻松地提取数据,分析数据和起草报告。 这使我们的营销人员摆脱了从长远来看可能富有成效的任务,例如集思广益,可以显着帮助客户的新想法和策略。

在此博客文章中,我将以我们自己的实验为例,向您介绍如何通过AI简化报告。

如何使用AI简化报告流程

步骤1:研究您的AI软件选项。

每当您尝试尝试或实施新策略时,您都希望彻底研究该主题。

例如,您需要识别预算,然后研究适合预算的软件。

您还需要确定您考虑的任何软件的优缺点。 这将帮助您更好地熟悉AI世界以及哪些工具可以真正为您提供帮助。 由于人工智能主题伴随着许多在线炒作,因此深入的研究还将帮助您区分哪些产品真正值得投资,哪些产品被过度炒作和定价过高。

在决定要精简报告策略之前,我们一直在通过市场营销AI研究所的资源来研究AI。

该研究所是一家媒体公司,旨在使营销人员更容易接触到AI。 自从我们成立公司以来,我们已经发表了400多篇有关人工智能在营销中的文章。 我们还将跟踪1500多家销售和营销AI公司,总资金超过62亿美元。

在了解了AI如何简化许多与营销相关的流程之后 ,我们决定在20/20 PR上探索自动化和人工智能如何为我们的客户提供帮助。

我们沉迷于更智能的技术如何增加收入和降低成本。

在此过程中,我们发现了自然语言生成(NLG)技术 ,该技术可以自动编写简单的英语。

本质上,NLG会获取结构化数据(例如电子表格中的信息),并将其转换为书面或口头语言。 每当您使用Gmail的Smart Compose功能时,都会遇到NLG。 或者,当您听到亚马逊的Alexa回答您的语音查询时。

一旦发现了可能有用的NLG软件,我们决定进行实验以查看AI技术是否可以部分或完全自动化我们的绩效报告编写过程。

2.选择最适合您的团队的软件。

研究完成后,您可能会学习诸如机器学习或NLG之类的AI技术的基础知识。

现在,下一步是搜索适合您业务的软件。 您需要考虑以下几件事:

  • 费用:您需要考虑该软件的任何订购或费用的成本,以及实施该软件的成本。 例如,您可能需要与工程师签约或聘请工程师来准备数据,并采取任何步骤以确保软件能够正常运行。
  • 需要维护:虽然价格较高的软件可能足够直观,以至于需要较少的维护,但其他一些技术可能需要由非常精通技术的人员进行监视和更新。 确保了解如果某些设备无法正常工作,您将需要做什么,这样就不会产生任何紧急费用。
  • 可用性:作为营销人员,您不会希望依靠专职工程师来使用AI软件来运行报告。 您需要购买软件,以便您的技术娴熟的团队成员最终可以接受培训和学习。 例如,使您可以调整设置或在易于理解的仪表板中进行基本调整的软件将对多个团队成员有效,并且需要更少的软件专家来管理。

在选择软件时,您还需要跟踪案例研究,评论或用户推荐,这些案例描述了公司如何使用该软件运行报告或完成类似活动。 这将使您了解您正在考虑的产品在AI软件行业中是否具有良好的记录或信誉。

在寻找负担得起的AI驱动软件时,许多服务提供商都使用NLG来起草分析报告或生成仪表板,然后可以与客户或利益相关者共享。 这是两个备受推崇的示例:

多莫

Domo是一种数据可视化和报告工具,可与包括Google Analytics(分析)在内的主要数据和分析平台集成。 连接这些平台后,您可以使用仪表板为您的客户设置和生成数据可视化或报告。 这些可视化包括饼图,其他图形和词云。

准备Domo将报告的数据还需要最少的维护。 该平台提供有关如何创建其算法可识别的数据集或电子表格的指南,以及要求您上传特定信息(例如“每月预算”)的拖放指南。

这是一个演示Domo实际操作的快速演示:

适应性见解

使用此报告软件,您可以生成报告或报告仪表板,您的团队和客户可以在上面进行编辑和交叉协作。 像Domo一样,它也包含一些数据可视化功能。

自适应洞察仪表板

除了数据可视化之外,您还可以在仪表板上添加框,以向您显示记分卡,记下您是否达到目标,以及帮助您深入研究项目特定方面的过滤器。 这是一个演示,解释了非营利组织等小型企业如何从该软件的仪表板报告功能中受益:

3.准备数据,以便软件可以理解。

无论选择哪种产品,您都可能需要以软件机器人或算法可以轻松识别和分析的方式准备数据。

例如,在开始我们自己的实验之前,我们需要通过以与所使用的非常基本的NLG软件兼容的方式构造数据来准备数据。

该软件需要按列和行排列的结构化数据才能生成文本。 因此,首先,我们必须将HubSpot和Google Analytics(分析)数据提取到电子表格中。

由于手动执行此操作会花费太多时间,并限制了自动化所节省的潜在时间,因此我们使用了API,并使用Google Apps脚本构建了自己的算法来将数据提取到Google表格中。

接下来,我们标准化了每个绩效报告的格式。 我们知道NLG软件不太可能很好地处理完全自定义的报告。 因此,我们为这些报告创建了一个模板,该模板每月都不更改。

为了为每个报告创建格式,我们确定了每月要为客户回答的12个常见问题:

  1. 您的网站有多少流量,与上个月相比有什么变化? 去年?
  2. 上个月的网站访问量如何?
  3. 什么是最主要的交通驾驶渠道?
  4. 整体流量有波动吗?如果是,是什么原因引起的?
  5. 博客在上个月的表现如何?
  6. 博客流量参与度如何?
  7. 什么是表现最好的博客文章?
  8. 上个月博客流量是否有变化,如果是,是什么原因引起的?
  9. 上个月产生了多少目标或新联系人?
  10. 什么是热门转化页面?
  11. 目标或新联系人来自何处?
  12. 总目标或潜在客户数量是否有变化,如果是,那是什么原因?

4.为您的报告开发模板或设置仪表板。

一个好的AI软件将允许您创建文档,甚至创建仪表盘作为报告。 然后可以将这些资产发送给您的团队或客户,以便他们可以轻松查看并理解您收集的所有数据的含义。

一旦我们整理了数据并开发了标准报告格式,就必须将我们的标准报告格式转换为NLG模板。

该模板实质上是性能报告的完整版本。 当NLG软件运行时,此报告将复制到NLG软件中。 然后,将规则应用于副本,以根据提供的结构化数据以编程方式更新所写内容。 具体来说,我们分配了:

  • 变量:模板中与数据点交换的部分。
  • 条件语句:分支if / then逻辑,以选择适当的措词以
  • 同义词:为了使内容具有多样性,可以添加同义词以更改报告中使用的词或短语。 NLG软件将从人类创建的选项列表中随机插入一个。

我们不是使用NLG软件单独编写一份报告,而这可能会导致难以理解的句子使数据讨论不清,而是创建了模板,以便该软件仅使用特定的数据点填充每个报告的空白。

最终结果是一个模板,与电子表格配对后,该模板会自动为每个客户生成唯一的报告。 最终输出可以是CSV,Word或Google Doc文件。

5.在实施软件之前先对其进行测试。

即使您使用的是可靠的AI软件,您仍然需要对其进行测试并排除所有可能出现的问题。 这样可以防止员工积极使用该工具或在紧迫的期限内发生任何与AI相关的事件。

我们进行了数百次测试,以确保报告准确无误,并且阅读良好。 我们最终完善了流程,以持续生成清晰,准确的自动化性能报告。

如果您与之合作的软件提供商提供试用或折扣来测试他们的产品,请利用它。 这将使您可以直接见证产品的成本是否超过其收益,或者让您有时间确定是否应该使用更合适的产品。

6.实施后,衡量结果。

像在测试阶段一样,您将需要监视在办公室中实际实施工具时工具的运行情况。

执行此操作时,您需要评估以下几点:

  • 该软件为员工节省的时间,或者,如果存在任何错误,该软件将花费多少时间。
  • 您的团队可以用您的额外时间来完成其他生产或创收任务。
  • 您的团队成员接受培训并适应新软件和报告流程的能力。

当我们跟踪新的自动化性能报告时,我们发现我们的工具只花了很少的时间就可以生成与花费数小时才能创建的报告相同的报告。 此外,我们的客户报告中的详细程度现在在所有帐户中都是一致的。

在我们实施AI工具之前,这些报告的强度与客户团队分析营销绩效报告的舒适程度一样强。

现在,在每月的第一天的午夜,我们的报告程序开始提取数据,与NLG系统进行通信,然后自动使用完整的报告创建Google文档。

现在,过程的唯一手动部分包括对数据进行准确性检查,应用某些样式并发送。

每份报告过去花费我们五个小时的时间现在需要10分钟。 虽然原始流程需要由多个队友管理,但是仅需要一名工作人员进行抽查。

在这种情况下,我们的公司受益于NLG技术,因为我们的新流程使我们能够增加来自满意客户的收入,提高数据报告的质量,并减少最初与报告相关的时间和人工成本。

自动化报告资源

尽管我们的团队能够与AI提供者和专家进行办公室内实验,但其他小型企业营销人员也可以以可承受的价格使用该策略。

但是,请记住,AI的实现可能会花费一些时间。 对于我们来说,我们需要花一些时间来构建结构化的数据集以及报告模板,以便我们的AI软件可以正确读取我们的分析并草拟报告。

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