如何使用Google日历:18个使您工作效率更高的功能

认为简单的某些事情实际上最终变得非常复杂。 Google非常了解这一切,这就是为什么它最近推出了一个全新的Google日历-以及与此相关的许多漂亮功能。

尽管最新版Google日历中的一些功能并不是新功能 ,但它们已经有所变化。 您可能根本不知道的其他功能仍然存在。 让我们遍历所有这些,使您的生活更轻松一些。

您的Google日历带有您的个人Gmail地址,您不会相信它的使用和设置如此简单。 但是,如果您在使用自己的Google日历的公司工作,则突然必须找出如何最好地将您的个人日历与每周会议日程集成在一起的方法。

随着日程安排上的事件增多,Google日历就会变得不那么简单了。 幸运的是,您可以使用一些很酷的技巧和强大的功能来使自己在Google日历中的生活更容易组织。

以下是Google日历中18个我们最喜欢的提示,技巧和功能。

18种Google日历功能,可提高您的工作效率

1.为生活的不同部分创建新的日历。

初次使用Google日历时,您会得到一个日历开始-它是名称在“我的日历”下的日历,如下面的屏幕快照所示。

因此,如果您想将日历用于多种目的(例如管理实际时间表,计划重点工作时间的时段以及安排重复提醒),则只能在一个地方进行。 但是,当您仅使用一个日历时,所有这些事情都会得到同等对待-意味着您无法快速轻松地完成当天的非重复性重要任务。

为了解决这个问题,只需为您要在Google日历上跟踪的生活的每个部分创建一个新的日历。

如何使用此功能

要创建新日历,请单击“我的日历”旁边的小加号(+),您会看到“新日历”选项。 选择此选项,为您的新日历命名,给它一个描述和时区,然后贴上您的名字-您又有了另一个日历。

下拉菜单可在Google日历中创建新的日历

专家提示:您甚至可以为每个日历进行颜色编码,以使您轻松挑选每天要做的事情。

2.使用“查找时间”或“建议时间”安排与小组的会议。

您是否需要与几个忙碌的人安排一次会议 ? 试图弄清楚何时有空可能真的很烦。 值得庆幸的是,Google日历实际上具有两项功能,可以为您完成繁重的工作:“建议时间”或“寻找时间”。

如何使用此功能

要使用这两个选项,请首先确保已将需要参加的所有人添加到活动中。 然后,如果您希望Google建议您开会的时间,只需选择客人姓名下方的“建议时间”链接。 将出现一个下拉窗口,其中列出了包括您在内的每个会议客人都没有冲突的时间。

Google日历中活动的建议时间列表

“寻找时间”是快速找到适合会议邀请中每位客人的时间的另一种方法。 要使用此功能,请选择“活动详细信息”旁边的标签“寻找时间”,然后您将并排看到每个人在预定会议当天的日程安排。 当您看到没有任何客人发生冲突的时间时,请点击日历的这一行以突出显示时间,然后按一下日历顶部的“保存”。

在Google日历中查找时间功能,并排安排三个活动嘉宾的活动时间表

专家提示:您还可以使用HubSpot Meetings之类的免费产品轻松安排会议,而无需来回电子邮件。

3.隐藏您的活动详细信息。

有时,您主持或参加的会议本质上是敏感的。 但是请记住,关门并不是其他人知道内部正在发生什么的唯一方法。 Google日历中活动的详细信息还可以向您展示更多您想要的信息。

为了确保在更敏感的会议中拥有尽可能多的隐私,请将事件设置为“私人”。 这样一来,没有人查看您的每周日程安排可以看到活动的详细信息-会议名称,与会者,附件等。 默认情况下,事件块上的公共标签将简单地为“忙”。

如何使用此功能

要私有化日历中某些事件的详细信息,请从日历视图中单击事件,然后选择铅笔图标以编辑事件的详细信息。 在出现的窗口中,在事件描述字段上方找到公文包图标。

在第一个字段设置为“忙”的情况下,单击进入第二个字段,然后从下拉列表中选择“私人”,如下所示。 点击屏幕顶部的蓝色“保存”按钮,一切就绪。

用于在Google日历中将活动设为私有的下拉菜单

4.将Google环聊添加到您的活动中。

是否需要轻松设置面对面的远程会议? 只需点击“添加视频通话”链接,Google就会设置视频群聊供您的活动参加者使用。 ( 在此处了解有关Google环聊的更多信息 。)

链接以在Google日历中的事件中添加视频通话

5.添加附件。

我不了解您,但是我经常发现自己参加要求我参考相关文档的会议。 也许我们都在研究一个Google文档,或者我们正在寻找一个复杂的电子表格。

无论如何,最好在会议开始之前确保所有与会者都拥有所需的材料,这样他们就不必在收件箱中寻找它了。 Google日历可以帮助您做到这一点,使您可以将文档直接附加到活动中 ,以供访客打开和查看。

如何使用此功能

要将文档附加到事件中,请从日历视图中单击事件块,然后选择铅笔图标以编辑事件,如下所示。

铅笔图标可编辑Google日历中的活动

进入活动的编辑屏幕后,在说明部分的上方查找一个回形针图标,如下面的屏幕快照所示。 点击此图标,将出现一个大窗口,您可以在其中上传文件以直接从Google云端硬盘附加。

用于向Google日历中的事件添加附件的功能,其中回形针图标以红色突出显示

专家提示:到达上传窗口后,您可以切换到“我的云端硬盘”标签,以附加Google云端硬盘中已经存在的Google文档,表格和幻灯片。 或者,您可以单击窗口最左侧的“上传”标签,以从计算机附加脱机文件。

6.启用您的世界时钟。

您是否与世界各地的队友一起工作? 您可能会发现很难确定与他们安排会议的合适时间。 幸运的是,您可以-通过在Google日历设置中启用“世界时钟”。

如何使用此功能

要在安排会议时快速检查多个时区,请单击日历视图右上角的齿轮图标。 这些是您的设置。 然后,导航到“世界时钟”部分,选中第一个蓝色框,然后从日历视图中选择要查看的时区。

Google日历中的世界时钟设置,列出了三个时区

选择所需的时区后,返回日历视图,您将在Google日历的左侧边栏中看到以下内容:

google-calendar-world-clock

7.启用工作时间。

并非每个人都是9比5的工人,但他们可能会和那些工作的人相当多。 如果您有一个非常规的工作时间表,而您的同事似乎都不记得,则此功能适合您。

“工作时间”是一种设置,如果人们试图将您添加到您在Google日历中设置的时间范围之外的会议中,他们就会收到提醒。 嘿,必须先单击“拒绝”,然后再与会议组织者联系,以提醒他们您在此期间不可用。

如何使用此功能

要在Google日历上启用特定的工作时间,请在日历视图中单击齿轮图标以访问您的设置。 导航到“工作时间”部分,如下所示。 在这里,您可以指定一周中的每一天的上班时间和下班时间。

工作时间功能

8.给活动嘉宾发送电子邮件。

还记得您尝试向一大群人发送有关事件的电子邮件的时间吗? 也许您正在尝试协调团队郊游-或只是让每个人都知道他们应该将笔记本电脑带到全员会议。 无论如何,我敢打赌,弄清楚谁真正参加了活动并确保您不会忘记任何人,这很烦人。

好吧,这项Google日历功能下次会派上用场。

如何使用此功能

只要您已将所有人添加到需要参加的活动中,就可以通过在日历视图中单击事件框并单击信封图标来轻松向组中的所有人发送电子邮件。

Google日历活动中的信封图标,可通过电子邮件向客人发送有关会议的信息

单击事件块内的信封图标后,将出现一个电子邮件撰写框。 只需输入您的消息,输入您想要接收的人的电子邮件地址,然后点击发送。

电子邮件事件访客

9.添加特定的会议地点。

我希望我上一次在波士顿市中心与某人喝咖啡时了解此功能。 我们同意在星巴克会面…但是由于星巴克在波士顿有众多分支机构,我们的对话变得像这样:

我说:“好吧,让我们在道富街上见面吧。”

“哦,法院院的那个?” 他问。

我回答说:“好吧,这在法院大楼附近,但在州街附近。”

“哦,你是说市区十字路口的那个?” 他澄清了。

如何使用此功能

在没有特定地址或会议室的情况下,会议的后勤工作可能变得模糊。 值得庆幸的是,Google日历具有可解决所有问题的功能。 不用来回回头,我可以给朋友发送日历邀请,并在“位置”框中指定特定的地址。 它与Google Maps集成在一起,因此非常容易确定您在哪里开会以及如何到达那里。

Google日历活动中活动发生的字段

10.使用桌面通知。

您可能现在已经知道,我喜欢Google日历…但是我不喜欢它的一个功能。

如果您在下一次活动开始前10分钟将Google日历作为浏览器中的标签打开,则10分钟警告会中断您正在执行的所有操作并占据屏幕。 忘记您在做什么-Google日历会突然在其标签上显示一个大弹出警报并伴随着令人讨厌的声音。 这是最糟糕的。

幸运的是,您可以使用Google日历中的一项设置来减少烦人的通知:“桌面通知”。 您不会中断工作,而是会在计算机屏幕的右上角看到一个更加柔和的方框,其中显示了距此10分钟路程的事件的名称。

如何使用此功能

要在Google日历中启用“桌面通知”,请使用日历视图右上角的齿轮图标单击进入设置。 向下滚动到“事件设置”,然后单击“通知”框,如下所示。

下拉菜单可在Google日历中启用桌面通知

默认情况下,您的通知可能设置为“警报”,从而导致每个事件的10分钟警告劫持您的计算机屏幕。 而是选择“桌面通知”,返回到日历视图,您将成功启用较温和的会议通知。

11.更改事件通知时间。

在上一个技巧中,您学习了如何简化会议之前收到的通知。 但是您是否还知道可以更改要通知事件的分钟数?

如何使用此功能

默认情况下,Google会在活动开始时间的10分钟前通知您。 要更改特定事件的警告时间,请从日历视图中单击事件,然后选择铅笔图标以编辑事件的设置。

在活动详细信息中,找到视频会议行正下方的响铃图标。 将光标悬停在列出的“ 10”框上,并使用显示在右侧的小箭头键上下切换,以提前更改要通知的分钟数。 如下所示,您可以告诉Google也提前几小时,几天或几周通知您。

事件通知分钟

专业提示:如果希望通过电子邮件(而不是桌面通知)得知即将举行的会议,则可以在“ 10”的左侧将“通知”更改为“电子邮件”。

12.安排约会空档。

是否曾经考虑过合并“办公时间”,以便公司中的其他人可以与您预定时间? 也许您是一名兼职顾问,只能安排有限的时间预定会议,或者想将团队可以与您预定时间的时间限制为一天中的某些时间。

如果以上任何一种情况引起您的共鸣,请考虑使用Google的约会位。

Google的约会时段可让您在日历上指定一天中的特定时间,然后通过私人日历链接与选定的人分享这些时间。 这些人单击链接后,可以在您为他们安排的任何时间安排与您的会议。

如果您的链接收件人发现自己喜欢的时间,则只需选择它即可与您预订私人活动,包括他们会议所需的所有信息。

如何使用此功能

要设置自己的约会时段,请先单击日历视图中的任意位置以创建活动。 当事件选项出现时,单击“约会槽”,如下图所示,在窗口的顶部。 设置您要开放用于约会的时段的日期范围,以及默认情况下“带持续时间的时段”旁边的每个约会的时间。

蓝色按钮可启用Google日历活动中的约会时段功能

如果您希望对约会进行更多控制,请单击“更多选项”,然后转到下面显示的窗口。 点击“此日历的约会页面”以获取链接,然后您可以与愿意安排约会的人共享该链接。

链接到Google日历的约会页面

13.浏览感兴趣的日历。

是否要确保您跟踪其他国家的假期,您最喜欢的运动队的日程安排,或者只是每天太阳升起落日的时间? 您可以在Google日历的左侧边栏中找到这些日历(以及更多)。

如何使用此功能

要浏览并添加有趣的日历,请单击“添加同事的日历”旁边的加号(+)。 然后,选择“浏览感兴趣的日历”。 从那里选择您要订阅的日历。

下拉菜单选项可浏览感兴趣的日历

14.实现自定义视图。

首次设置日历时,您可以选择将其查看为一周,一个月,接下来的4天或一个议程。 那“ 4天”选项? 您可以在“自定义视图”选项中以不同的间隔切换出来。

如何使用此功能

要调整在日历视图中看到的天数,请使用屏幕右上角的齿轮图标单击进入设置。 向下滚动到“查看选项”。 点击“设置自定义视图”,然后从日历视图中选择一次要看多少天,如下所示。

实施自定义视图

您还可以直接从日历视图对用户界面进行更快,更常规的调整。 在设置的齿轮图标旁边,您会看到一个默认情况下可能会显示“周”的框。 单击它以显示一个下拉菜单,您可以在其中进一步自定义视图,如下所示。

google-calendar-view-options

15.与他人共享您的日历。

如果您正在为公司使用Google Apps,则还可以控制谁可以看到您的日历,他们看到的内容以及他们是否有权编辑它。 (如果有助手,记住这一技巧将非常重要。)如果愿意,还可以将日历公开。

如何使用此功能

要更改共享设置,请单击首选日历旁边的加号(+),然后选择“设置和共享”,如下所示。

设置和共享选项

然后,您将转到下面显示的页面。 在这里,您可以选择执行以下任一操作:

  • 公开日历。
  • 选择显示活动详细信息给公司中的每个人,或仅显示忙/闲信息。
  • 将某人添加到您的日历并选择其个人权限(查看所有详细信息,更改事件,隐藏所有详细信息等)。

我的日历设置

完成后,请单击屏幕左上角的后退箭头以返回到日历视图。 Google会自动保存您的新日历设置。

16.使用键盘快捷键。

您是否要真正简化您的Google日历工作? Google日历提供了大量的键盘快捷键,例如:

  • t =将日历视图移至今天
  • c =创建一个事件
  • q =快速添加活动

在此处查看完整列表 。

17.与您的CRM同步会议。

每天使用CRM吗? 在Google日历和CRM之间来回切换可能会很烦人。 相反,请深入了解您的CRM设置,以查看是否已与Google日历进行了集成。

HubSpot CRM用户 ,您真幸运—设置此集成非常简单快捷。 在此处了解如何执行此操作 。

18.将日历与营销软件同步。

而且,如果您想使Google日历与营销活动更加契合,甚至可以将其与营销软件集成。

对于HubSpot客户,您可以使用Zapier设置一些非常漂亮的工作流程,例如在每次事件开始时创建社交媒体消息。 请查看此页面,以获取有关如何设置该集成的更多信息 ,以及有关如何将两者集成的一些想法。

Related Content

More Interesting